Planificar las Tareas

Actualizado: 18 ago


El tiempo es el único recurso del que nunca se puede tener más. No podemos crear más tiempo.

El día tiene 24 horas, la semana 7 días y el año 365 días, no hay vuelta de hojas. Por esta razón es importante y necesario utilizar el tiempo de la manera más productiva y beneficiosa posible.

Es conveniente aprender a utilizar el tiempo e invertirlo en las cosas que uno quiere en la vida; y procurando un balance entre todos los aspectos de nuestra vida, tales como; trabajo, familia, salud, diversión, finanzas, desarrollo personal y espiritual.

Pienso que la meta es la vida es sentirse pleno y vivir con entusiasmo… Ahora bien, es bueno preguntarse: ¿En qué se va el tiempo?

Expertos en gestión del tiempo, recomiendan hacer un seguimiento de cómo hacemos su distribución, la manera de cómo se administra. La mayoría de las veces actuamos por inercia y es necesario establecer algún tipo de control del mismo.


Una buena gestión del tiempo es la clave para ser productivos, pero ¿cuáles son las herramientas que me permiten determinar el uso de mi tiempo? ¿cómo puedo medir el uso de mi tiempo?

Lo primero de debemos hacer es realizar un diagnóstico de nuestra situación, monitorear la manera de cómo nos manejemos diariamente. La metodología sería la siguiente:

  • Utilizar un calendario

  • Anotar las tareas.

  • Llevar un registro el tiempo que se ocupa en cada tarea.

  • Divide tu tiempo en intervalos de al menos 30 minutos.

  • Registrar todas las tareas en el calendario y actividades como: desplazamientos, llamadas telefónicas, visitas, reuniones, papeleos, lecturas, tiempo con el jefe, ayuda a los compañeros, viajes, almuerzos, etc.

  • Determinar cuáles son las tareas y actividades que te han restado más tiempo y reflexiona si te están ayudando al logro de tus objetivos.

Es conveniente realizar esta actividad por un mes. Allí puedes tener una visual de la manera de cómo estás utilizando tu tiempo.



Claridad, honestidad y disciplina son la clave para aprender de tu monitorización.


Esta actividad te ayudará a determinar sí estás actuando por inercia o si estás trabajando por objetivos. Podrás darte cuenta cómo estás invirtiendo el tiempo en los distintos sectores de tu vida: trabajo, salud, amor, familia, diversión, social media, etc.

Este sería un primer paso para saber qué debemos corregir y mejorar nuestra gestión del tiempo.


¿Cuáles son los pasos para una buena gestión del tiempo?

Para una buena gestión del tiempo, debemos:

  • Analizar qué hacemos con frecuencia. Identificar nuestros hábitos.

  • Examinar cómo lo hacemos, es decir, determinar si invertimos mucho tiempo divagando, si comenzamos a realizar las tareas más difíciles, si nos perdemos en los detalles, si dejamos las tareas incompletas, etc. Puedes clasificar las tareas entre lo que consideras que haces bien y lo que debes corregir.

  • Establecer un plan de mejora. Este plan debe tener las técnicas, herramientas, recursos vamos a utilizar para que realmente podamos aplicar los correctivos.

  • Determinar la fecha y establecer los plazos para comenzar a trabajar en las mejoras.

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Se debe estar consciente que toda tarea debe tener una finalidad, eso permite mantener el enfoque y establecer un orden de prioridades. Es bueno preguntarte: ¿Para qué voy a hacer esta tarea? ¿Es cónsona con el objetivo?


Organización y Planificación


Ambas son elementos claves en la gestión del tiempo, pero hay que establecer prioridades. Una de las herramientas que yo utilizo para organizarme es la matriz de Eisenhower.

Es una forma de jerarquizar las tareas, y clasificarlas de acuerdo al nivel de importancia / urgencia, así se optimiza el tiempo y se acciona de acuerdo a los objetivos planteados. Su nombre proviene del general del ejército y presidente (34) de los Estados Unidos Dwight D. Eisenhower, reconocido por su alto nivel de productividad.

Esta matriz consta de cuatro (4) cuadrantes, donde debes distinguir las tareas que deben resolverse lo más pronto posible y las que pueden posponerse, delegarse a otro responsable o, incluso, eliminarse de la lista de pendientes. Su finalidad es priorizar la carga de trabajo.

¿Cuáles son los pasos que debo seguir para priorizar mis tareas?

  • Escribir el objetivo

  • Hacer una lista de pendientes.

  • Clasificar las tareas: urgentes, no urgentes, importante, no importante.

  • Asignarle a cada tarea el nivel de importancia (alta/ baja) y urgencia (alta / baja). Es decir establecer prioridades. Las tareas importantes se refieren a aquellas cuya realización nos proporcionará el cumplimiento de nuestros objetivos. Son aquellas que realmente nos hacen ser productivos. La urgencia, se refiere a aquellas tareas que, requieren ser cumplidas ya, en el menor lapso de tiempo posible.

Colocarlas las tareas en el cuadrante. Considerar lo siguiente:

  • Si la tarea es importante y urgente requiere una actuación inmediata.

  • Si la tarea es importante, pero no urgente requiere planificación, estudio, evaluación…

  • Si la tarea es urgente, pero no importante, si está a nuestro alcance, deberíamos delegarla.

  • Si la tarea no es ni importante, ni te ocupes. No merece ocuparle tiempo.

  • Establecer prioridades

  • Planificación

  • Actuar

El próximo paso es recordar y mantener el compromiso consigo mismo, de cumplir con nuestras tareas y evitar las distracciones.

En el cuadrante II, es donde está foco de nuestra productividad.


Debemos estar alerta de las interrupciones y las notificaciones, ya que son elementos distractores que afectan el ritmo de trabajo, nuestra concentración. En lo personal, organizo mi tiempo de acuerdo con los proyectos e incluso no atiendo llamada o mensajes, al menos que estén relacionadas con el trabajo que estoy realizando, o sea una emergencia familiar o de amigos, algo de salud y que requiera mí atención. El resto puede esperar, siempre respondo, pero en el tiempo que corresponde.

Otro punto para considerar es identificar que nos roba el tiempo, y que no contribuye en el desarrollo de nuestros proyectos.


Lo más importante es mantener el enfoque, estar alertas y amarla vida...

“¿Amas la vida? Pues si amas la vida no malgastes el tiempo, porque el tiempo es el bien del que está hecha la vida”.

Benjamin Franklin




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